Krijgt u van uw verzekeraar of accountant ineens de vraag of uw NEN 3140-keuring in orde is, dan is de eerste reactie meestal: moet dat dan? Het korte antwoord is dat NEN 3140 geen wet is, maar dat u er als ondernemer met personeel in de praktijk niet omheen kunt. In dit artikel leggen wij uit waar de verplichting vandaan komt, wat er tijdens een keuring gebeurt, hoe vaak u moet laten inspecteren en wat een NEN 3140-keuring ongeveer kost.

Wij komen deze vraag dagelijks tegen bij Amsterdamse ondernemers: een horecazaak in De Pijp met een keuken vol zware apparatuur, een winkel in het centrum, een kantoor in Zuid of een werkplaats in Noord. De situaties verschillen, de onderliggende verplichting is hetzelfde.

Wat is een NEN 3140-keuring precies?

NEN 3140 is de Nederlandse norm voor het veilig gebruiken en onderhouden van laagspanningsinstallaties. De norm beschrijft hoe u als werkgever regelt dat er veilig met en aan elektra wordt gewerkt: wie welke handelingen mag verrichten, welke afspraken u vastlegt, en hoe u de installatie en de apparaten periodiek laat controleren.

Die periodieke controle is het deel waar de meeste ondernemers mee te maken krijgen. Die valt uiteen in twee sporen die vaak door elkaar worden gehaald.

Het eerste spoor is de inspectie van de vaste installatie: de groepenkast of verdeelinrichting, de vaste leidingen, de wandcontactdozen, de armaturen en de aarding. Het tweede spoor is de keuring van elektrische arbeidsmiddelen: alles wat los is en met een stekker in het stopcontact gaat, van verlengsnoeren en haspels tot koffiemachines, boormachines, koelvitrines en acculaders.

Een bedrijf dat alleen de groepenkast laat inspecteren en de tientallen losse apparaten vergeet, heeft het huiswerk dus maar half gedaan. Andersom komt net zo vaak voor.

Is een NEN 3140-keuring wettelijk verplicht?

Hier ontstaat de meeste verwarring, dus laten we het precies formuleren. NEN 3140 is een privaatrechtelijke norm van het Nederlands Normalisatie-instituut. U kunt geen boete krijgen omdat u "NEN 3140 heeft overtreden", want de norm zelf kent geen sancties.

De verplichting komt van drie andere kanten.

De zorgplicht uit de Arbowet

Als werkgever bent u op grond van de Arbowet verantwoordelijk voor een veilige werkplek. Het Arbobesluit werkt dat verder uit met een keuringsplicht: arbeidsmiddelen die aan slijtage of veroudering onderhevig zijn, moeten periodiek worden gekeurd door een deskundig persoon.

De wet noemt NEN 3140 niet bij naam. De Nederlandse Arbeidsinspectie gebruikt de norm in de praktijk echter wel als maatstaf om te beoordelen of u die zorgplicht serieus invult. Kan een inspecteur bij een bezoek geen keuringsplan, geen keuringsstickers en geen rapport overleggen, dan volgt doorgaans eerst een aanwijzing met een hersteltermijn en bij uitblijvend herstel een boete.

U mag formeel een gelijkwaardig alternatief hanteren, mits u onderbouwt dat het minstens hetzelfde veiligheidsniveau haalt. In de praktijk is dat voor een mkb-bedrijf veel meer werk dan gewoon de norm volgen.

Uw verzekeraar is vaak strenger dan de wet

Voor veel ondernemers is dit het echte drukpunt. Elektra is een van de belangrijkste oorzaken van bedrijfsbranden, en verzekeraars weten dat. In de polisvoorwaarden van brand- en bedrijfsschadeverzekeringen staat daarom regelmatig een preventie-eis over periodieke inspectie van de elektrische installatie.

Ontstaat er brand met een elektrische oorzaak en kunt u geen geldig inspectierapport laten zien, dan kan de verzekeraar de uitkering verlagen of afwijzen. Bij een horecazaak of winkel gaat het dan al snel om gebouwschade, inventaris én omzetverlies tijdens de sluiting. Afgezet daartegen is de keuring een bescheiden post.

Opdrachtgevers en verhuurders

De derde partij die om een rapport kan vragen is uw opdrachtgever of verhuurder. Grote afnemers nemen inspectie-eisen op in hun inkoopvoorwaarden, en bij oplevering of overdracht van een bedrijfsruimte wordt vaak een actueel rapport gevraagd.

NEN 3140 of NEN 1010: wat is het verschil?

Deze twee normen worden voortdurend verward, terwijl het verschil eenvoudig is.

NEN 1010 gaat over aanleggen. Wordt er een nieuwe installatie gebouwd of een bestaande gewijzigd, dan moet dat werk voldoen aan NEN 1010. Wij schreven daar eerder een toegankelijke uitleg over in ons artikel over NEN 1010.

NEN 3140 gaat over gebruiken. Hoe houdt u een installatie die er al ligt veilig in bedrijf, jaar na jaar, terwijl er apparaten bijkomen, kabels beschadigd raken en verbindingen los trillen?

Dat onderscheid verklaart een situatie die ondernemers verrast: een installatie die tien jaar geleden keurig volgens NEN 1010 is aangelegd, kan vandaag toch tekortkomingen opleveren bij een NEN 3140-inspectie. Niet omdat er destijds slecht werk is geleverd, maar omdat het gebruik is veranderd en onderdelen zijn verouderd.

Wat wordt er tijdens de keuring gecontroleerd?

Een goede inspectie bestaat uit drie onderdelen die elkaar aanvullen.

Visuele inspectie. De inspecteur beoordeelt de zichtbare staat: beschadigde kabels en isolatie, geïmproviseerde aansluitingen, ontbrekende afdekkingen, oververhitte of verkleurde componenten, stof en vervuiling in de verdeelkast, en of de groepen nog kloppen met de labeling.

Metingen en beproevingen. Vervolgens wordt gemeten wat u met het oog niet ziet: de isolatieweerstand, de aardverbinding en de doorverbinding daarvan, de lekstromen, en of de aardlekschakelaars binnen de voorgeschreven tijd en stroomsterkte afschakelen. Juist bij dat laatste vallen in oudere panden regelmatig componenten door de mand.

Beoordeling van de documentatie. Zijn er actuele schema's? Klopt de groepenverdeling met de werkelijkheid? Is bijgehouden welk onderhoud is uitgevoerd?

Bij grotere installaties wordt vaak thermografie toegevoegd: met een warmtebeeldcamera worden onder belasting de warme plekken opgespoord. Een verbinding die te warm wordt, is een aankondiging van een storing of brand die u nog kunt voorkomen.

U ontvangt na afloop een inspectierapport met de bevindingen, ingedeeld naar ernst. Dat rapport is uw bewijsstuk richting de Arbeidsinspectie en uw verzekeraar, en tegelijk uw werklijst voor het herstel.

Hoe vaak moet u laten keuren?

NEN 3140 schrijft geen vaste termijn voor. In plaats daarvan bepaalt u de frequentie aan de hand van risicofactoren: de omgeving waarin de installatie staat, de intensiteit van het gebruik, de deskundigheid van de gebruikers, de kwaliteit van het onderhoud en de bevindingen van de vorige keuring.

In de praktijk komt dat neer op de volgende orde van grootte:

Vaste installaties: doorgaans elke drie tot vijf jaar, korter bij zware of vervuilde omstandigheden.
Losse arbeidsmiddelen: doorgaans jaarlijks bij intensief of mobiel gebruik, en elke twee tot drie jaar bij lichte kantoortoepassingen.

Een kantoor aan de Zuidas met bureaus, beeldschermen en een koffiemachine zit aan de rustige kant van dat spectrum. Een keuken in de horeca, waar apparatuur dagelijks wordt verplaatst, schoongespoten en blootgesteld aan vet en damp, zit aan de andere kant. Levert een keuringsronde veel afkeuringen op, dan is dat een signaal om de termijn te verkorten.

SCIOS Scope 8 en Scope 10: waarom hoort u die termen?

Vraagt u offertes op, dan komt u deze aanduidingen tegen. Ze zijn eenvoudig uit elkaar te houden als u kijkt naar wát er beschermd wordt.

Scope 8 is in essentie de NEN 3140-inspectie van de vaste installatie, uitgevoerd onder het gecertificeerde kwaliteitssysteem van SCIOS. De focus ligt op veiligheid voor mensen: kan er veilig met en aan de installatie worden gewerkt?

Scope 10 is een inspectie op brandrisico, gebaseerd op de richtlijn NTA 8220. Deze is er op initiatief van verzekeraars gekomen en beantwoordt een andere vraag: hoe groot is de kans dat deze installatie brand veroorzaakt?

De twee overlappen deels, maar zijn niet uitwisselbaar. Vraagt uw verzekeraar expliciet om Scope 10, dan voldoet een gewoon NEN 3140-rapport daar niet automatisch aan. Lees dus altijd na wat er precies in uw polis staat voordat u opdracht geeft.

Wat kost een NEN 3140-keuring?

De prijs hangt af van de omvang van de installatie, het aantal verdeelinrichtingen, de bereikbaarheid en het aantal losse apparaten. Als richtlijn voor een bedrijfspand:

Kleine installatie, één groepenkast, zoals een winkel of kleine kantoorunit: ongeveer 150 tot 350 euro.
Middelgrote installatie, meerdere verdeelkasten, zoals een horecazaak of praktijkruimte: ongeveer 350 tot 700 euro.
Grotere of complexe panden: vanaf circa 700 euro, meestal op basis van een uurtarief tussen ongeveer 60 en 90 euro.

Het keuren van losse arbeidsmiddelen wordt apart gerekend. Bij grote aantallen daalt de prijs per apparaat sterk; bij een handjevol apparaten betaalt u naar verhouding meer, omdat het voorrijden en het opstellen van het rapport blijven bestaan.

Reken daarbij op de kosten van het herstel van gevonden gebreken. Dat is geen tegenvaller maar het eigenlijke doel van de exercitie: het rapport is pas iets waard als de bevindingen ook worden opgelost. Gaat het om een verouderde verdeelinrichting, dan volgt vaak het vervangen van de groepenkast als logische vervolgstap.

Huurt u uw bedrijfsruimte? Let op de rolverdeling

In Amsterdam huurt een groot deel van de ondernemers de ruimte. Dan is de standaardverdeling dat de eigenaar of verhuurder verantwoordelijk is voor de vaste, gebouwgebonden installatie, en u als huurder voor de apparatuur die u zelf meebrengt en gebruikt.

Die verdeling is echter geen natuurwet: wat er in uw huurovereenkomst staat, gaat voor. Leg daarom bij aanvang van de huur schriftelijk vast wie welke inspectie uitvoert, met welke frequentie, en spreek af dat de rapporten worden gedeeld. Dat voorkomt de vervelende ontdekking, na een incident, dat beide partijen dachten dat de ander het geregeld had.

De Amsterdamse praktijk: waar het meestal misgaat

Amsterdamse bedrijfsruimten hebben een paar terugkerende zwakke plekken.

Veel winkel- en horecapanden in het centrum en de grachtengordel zitten in oude panden waar de installatie in de loop der jaren stukje bij beetje is uitgebreid. Elke huurder legde er iets bij: een extra groep hier, een opbouwdoos daar, een kabel door een kozijn. Het resultaat is een installatie die niemand meer helemaal overziet, met te weinig groepen voor de huidige apparatuur.

Een tweede klassieker is de verlengsnoerenboom. Een espressomachine, een vitrine, een afzuiging en een kassa op één groep via een reeks stekkerdozen, en dan verbaasd zijn dat de zekering er op vrijdagavond uit vliegt. Overbelasting is niet alleen hinderlijk maar ook een brandrisico, omdat het de bedrading langdurig warm houdt.

Een derde punt is vocht. Souterrains, kelders en achterhuizen aan het water zijn in Amsterdam eerder regel dan uitzondering. Vocht tast aansluitingen en aardverbindingen aan, en dat is precies wat een meting aan het licht brengt en het blote oog niet.

Herkent u deze situaties, dan is het slim om eerst de signalen van een verouderde installatie na te lopen voordat u de inspecteur laat komen. De keuring wordt daar niet goedkoper van, maar u weet dan wel wat u ongeveer kunt verwachten.

Wanneer schakelt u een elektricien in?

Schakel een vakman in zodra u weet dat een keuring nodig is, en niet pas wanneer de verzekeraar een deadline stelt. Vraag om een inspectie én om een realistische begroting voor het herstel van de bevindingen, zodat u de kosten in één keer kunt beoordelen.

Direct handelen is nodig bij warm of verkleurd schakelmateriaal, een brandlucht in de meterkast, zekeringen die telkens afslaan of een aardlekschakelaar die niet meer terug wil. Dat zijn geen keuringspunten voor volgende maand maar acute risico's, waarvoor onze storingsdienst dezelfde dag kan komen. Gaat het om een uitbreiding of vernieuwing van de bestaande bedrading, dan valt dat werk onder onze elektra-installatie en wordt het volgens NEN 1010 uitgevoerd.

Tot slot

NEN 3140 staat niet als zodanig in de wet, maar via uw zorgplicht als werkgever, de eisen van uw verzekeraar en de voorwaarden van opdrachtgevers is de keuring voor vrijwel elk Amsterdams bedrijf een gegeven. Belangrijker dan het papiertje is wat het oplevert: u weet welke risico's in uw pand aanwezig zijn en u kunt ze wegnemen voordat er iets gebeurt.

Wilt u weten wat een inspectie voor uw bedrijfspand inhoudt en wat het in uw situatie kost? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende prijsopgave en een eerlijk advies over wat er in uw pand echt nodig is.

NEN 3140-keuring: is het verplicht voor uw bedrijf?